Datenschutzbestimmungen

1. Allgemeine Anforderungen für die Datenverarbeitung

1.1 Unter Datenverarbeitung versteht man das Erfassen, Aufzeichnen, Ordnen, Archivieren, Ändern, Aufdecken, Konsultieren, Extrahieren, Nutzen, Übermitteln, verknüpfte Nutzen, Gewähren des Zugangs an Dritte, Verbinden, Schließen, Löschen oder Vernichtung von Daten oder mehrere der zuvor genannten Tätigkeiten, unabhängig von der Methode in der diese durchgeführt wurden und den Hilfsmitteln, die genutzt wurden.

1.2 Die Investmentfirma organisiert ein Verzeichnis und eine Dokumentation der zur Datenverarbeitung verwandten Mittel und Aufzeichnungen zur Datenverarbeitungen. Das Verzeichnis der zur Datenverarbeitung verwandten Mittel enthält Name, Art und Nummer des Equipments (genutzter Datenträger) sowie den Namen des Herstellers des Equipments; den Lizenznamen und die Lizenznummer der verwandten Software sowie den Namen des Herstellers der Software; den Ort der Dokumentation der verwandten Software.

1.3 An der Verarbeitung von Daten beteiligte Personen verarbeiten Daten nur für den genehmigten Verwendungszweck unter den festgeschriebenen Bedingungen und in Übereinstimmung mit den erhaltenen Aufträgen; die Vertraulichkeit der Daten, die diesen im Laufe der Erfüllung ihrer Aufgaben bekannt geworden ist und die nicht für die Öffentlichkeit bestimmt sind, wird sichergestellt. Eine Verschwiegenheitspflicht dieser Personen dauert auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses oder Dienstleistungsverhältnisses mit der Investmentfirma an.

1.4 Die unbefugte Verarbeitung von Daten (Aufzeichnen, Ändern, Löschen, Lesen, Kopieren und Übermittlung mit eingeschlossen), unbefugter Transport von Aufzeichnungen oder jede andere unbefugte (nicht durch Amtsgeschäfte vorgeschriebene) Nutzung von Daten ist untersagt.

1.5 Angemessene Sicherheitsmaßnahmen, falls erforderlich die Datenverschlüsselung mit eingeschlossen, werden bei der Übermittlung von Daten mittels Datenfernübertragung oder beim Transport von Datensätzen eingehalten.

1.6 An jeden Nutzer der Datenbank werden persönliche Authentifizierungsmittel, die ihm den Gebrauch der Datenbank erlauben, ausgegeben. Das Zugangspasswort für elektronische Datenbanken soll mindestens vierteljährig gewechselt werden. Der Gebrauch jeglicher automatischer Passworteingaben wird untersagt. Ein Nutzer eines Datenverarbeitungssystems hat keinen Zugriff auf Daten, die für die zugelassene Datenverarbeitung und Pflichterfüllung dieses jeweiligen Nutzers nicht notwendig sind.

1.7. Die Investmentfirma führt angemessene und adäquate Maßnahmen zur Sicherstellung, dass jeder Datenverarbeitungsschritt dokumentiert ist, durch, was eine nachträgliche Identifikation der Person, welche diese Schritte durchgeführt hat, die Art und den Zeitpunkt der Handlung und alle weiteren relevanten Umstände, wann, von wem und wessen Daten aufgenommen wurden, Änderung oder Löschung oder wann, von wem und wessen Daten im Datenverarbeitungssystem aufgerufen wurden ebenso wie Zugriff auf Informationen über die Weiterleitung von Daten möglich macht. Wenn Änderungen bei Daten oder in Dokumenten vorgenommen wurden besteht die Möglichkeit, relevante Dateninhalte nach Änderungen wiederherzustellen.

1.8. Der Manager oder ein Mitarbeiter von der Investmentfirma stützen sich auf die berechtigte Erwartung, dass übermittelte Daten korrekt sind. Der Manager oder ein Mitarbeiter von der Investmentfirma überprüfen von Zeit zu Zeit die Richtigkeit von Daten in der Datenbank(en), indem die betroffenen Personen ersucht werden, ihre Daten zu prüfen und, falls nötig, zu korrigieren oder deren Korrektheit zu bestätigen.

1.9. Alle dem Manager oder einem Mitarbeiter von der Investmentfirma bekannten unvollständige oder fehlerhafte Daten werden aktualisiert und alle notwendigen Maßnahmen zur Vervollständigung und Berichtigung der betroffenen Daten werden sofort ergriffen.Auf Anfrage einer betroffenen Person korrigieren der Manager oder ein Mitarbeiter von der Investmentfirma alle fehlerhaften Daten der betroffenen Person in der Datenbank, falls die betroffene Person den Manager oder einen Mitarbeiter von der Investmentfirma die Fehlerhaftigkeit der Daten der betroffenen Person mitteilt und korrekte Daten bereitstellt – die fehlerhaften Daten werden mit den korrekten Daten abgespeichert und mit einer Anmerkung auf die Periode, in der sie verwendet wurden, versehen.

1.10. Falls die Korrektheit der Daten fraglich ist, werden die betroffenen Daten, bis zur Bestätigung der Korrektheit der Daten oder bis zur Ermittlung der korrekten Daten gesperrt. Dritte, die die Daten bereitgestellt oder erhalten haben werden umgehend von allen an den Daten durchgeführten Berichtigungen benachrichtigt, falls dies technisch realisierbar ist und nicht zu unverhältnismäßigen Kosten führt.

1.11. Automatische Entscheidungen des datenverarbeitenden Systems, ohne Beteiligung der betroffenen Person, sind nur unter den Voraussetzungen und gemäß der vom Gesetz vorgesehenen Vorschriften zulässig.

2. Die Rechte der beteiligten Personen

2.1. Die beteiligte Person hat das Recht, die Erlaubnis zur Verarbeitung personenbezogener Daten jederzeit zu entziehen in welchem Falle der Investmentfirma die Verarbeitung der Daten im entsprechenden Maß einstellt (eventuelle gesetzliche Aufbewahrungsvorschriften bleiben hiervon unberührt).

2.2. Jede Person hat das Recht, auf sie selbst betreffende Daten, die in Datenbanken erfasst werden, zuzugreifen, es sei denn, dieses Recht ist gesetzlich eingeschränkt. Entscheidungen über die Bewilligung oder Verweigerung von Genehmigungen für den Zugriff auf Daten und die Erstellung von Kopien solcher Daten erfolgt durch die Unternehmensleitung von der Investmentfirma.

2.3. Auf Nachfrage einer beteiligten Person benachrichtigt der Investmentfirma die betroffene Person über die Daten, die zur betroffenen Person in der Datenbank verfügbar sind, sowie deren Herkunft, den Zweck der Datenverarbeitung und jegliche Dritte oder Kategorien von Dritten, die die Berechtigung zur Datenübermittlung erhalten haben, ebenso wie andere Einzelheiten, die der Eigentümer (Nutzer) der Datenbank aufgefordert wurde der betroffenen Person mitzuteilen, es sei denn, das Recht der betroffenen Person auf Informationsbezug ist gesetzlich eingeschränkt. Die Daten werden nach der durch die betroffene Person nachgefragten Maßnahmen innerhalb von fünf Werktagen ab Empfang der jeweiligen Anfrage ausgegeben.

2.4. In den gesetzlich festgelegten Fällen, werden Daten mit gesetzlich verbrieftem Recht zur Anfrage und zum Empfang für Dritten freigegeben. In allen anderen Fällen werden Daten an Dritte nur dann freigegeben, wenn die betroffene Person eine entsprechende Einwilligung erteilt hat.

2.5. Autorisierte Personen (Aufsichtsbehörden) können auf Anfrage und Abstimmung vor Ort bei der Investmentfirma die Dokumente zur Errichtung von Datenbanken und sonstigen die Datenbanken betreffende Unterlagen nachprüfen.

3. In Datenbanken erfasste Daten

3.1. Die Investmentfirma erfasst in Datenbanken alle öffentlich verfügbaren Daten oder alle durch betroffene Personen freiwillig bereitgestellten Daten oder notwendige Daten für eine Kontoeröffnung. Auf Nachfrage des Kunden können nur Daten herausgegeben werden, die für die Nachfrage relevant sind oder Kommissionen betreffen.

3.2. Die Investmentfirma erfasst und verarbeitet Kundendaten in dem Umfang, der für das Erreichen von Zielen (Erbringung von Dienstleistungen) notwendig ist, und in einer Art und Weise, die für diesen bestimmten Zweck konzipiert ist. Überflüssige Daten werden unmittelbar gelöscht oder vernichtet. Die Verwendung von Daten in irgendeiner anderen Art und Weise als der zuvor vereinbarten, ist nur mit einer entsprechenden Einwilligung der betroffenen Person oder anhand gesetzliche festgelegten Bedingungen zulässig.

3.3. Die Geschäftsführung und Mitarbeiter von der Investmentfirma erfassen und archivieren Daten und Dokumente in Zusammenhang mit der Erbringung von Dienstleistung einschließlich:

a) Dokumente, die die Rechte und Pflichten von der Investmentfirma und die der Kunden oder die Bedingungen der von der Investmentfirma für die Kunden angebotenen Dienstleistung festlegen;

b) Details der angebotenen Dienstleistungen und Transaktionen und jegliche Kommunikation zwischen dem Kunden und der Investmentfirma in einem Umfang, der einen Überblick über die Aktivitäten von der Investmentfirma zur Erbringung von Dienstleistungen gewährleistet.

3.4. Die Geschäftsführung und Mitarbeiter von der Investmentfirma erfassen und archivieren die Daten nach gängigen Geschäftsprozessen und Entscheidung des Managements von der Investmentfirma nach internen Verfahrensregeln von der Investmentfirma.

3.5. Ein von der Geschäftsführung von der Investmentfirma benannter Beauftragter führt Aufzeichnungen über die Dokumente von der Investmentfirma und organisiert eine Aufbewahrung und Archivierung dieser Dokumente nach den Bedingungen und gemäß den Verfahren, die gesetzlich und durch interne Verfahrensregeln (einschließlich der Zeiträume der Aufbewahrung) festgelegt sind.

3.6. Die Investmentfirma bewahrt Daten für mindestens fünf Jahre auf, sollten nicht andere Bestimmungen für die Aufbewahrung von Daten oder Dokumenten gesetzlich, durch Instrumente der Finanzaufsichtsbehörde, durch interne Bestimmungen von der Investmentfirma oder durch Entscheidungen der Geschäftsführung von der Investmentfirma vorgeschrieben werden.

3.7. Kontoanträge und Kundenvereinbarungen oder Bedingungen zur Erbringung der Servicedienstleistung von der Investmentfirma an die Kunden werden mindestens so lang wie die vertragliche oder andere gesetzliche Beziehungen in Verbindung mit der Erbringung von Investmentdienstleistungen oder Nebendienstleistungen an den Kunden anhält aufbewahrt, es sei denn, eine längerfristige Aufbewahrung ist gesetzlich festgelegt.

4. EMIR Berichterstattung

4.1 Die Investmentfirma unterliegt der Berichterstattungspflicht gemäß Artikel 9 der EMIR, und überträgt bestimmte berichterstattende Funktionen einem Dritten. Die Vertragsparteien stimmen überein, alle erforderlichen Maßnahmen zu ergreifen, um der jeweils anderen Partei diese Berichterstattung zu ermöglichen.

4.2 Die Parteien stimmen hierbei ausdrücklich der Übertragung von Daten, soweit es zur Erfüllung der Berichtspflicht gemäß Artikel 9 der EMIR beiträgt, zu. Solche Datenübertragungen umfassen die Transaktionsdaten, Portfoliodaten, den Wert der Transaktion, die geleistete Sicherheit und die Identitäten der Beteiligten. Die Offenlegung dieser Daten geschieht gegenüber dem Handels-Depository, der "European Securities and Markets Authority" (ESMA) und/oder delegierten Dritten als Auftragsverarbeiter. Das Trade-Depository oder die ESMA können diese Informationen an nationale Aufsichtsbehörden weiterleiten, wenn die jeweiligen lokalen Datenschutzgesetze nicht das gleiche Maß an Privatsphärenschutz bereitstellen.

4.3 Die Investmentfirma haftet nicht für Versäumnisse der Berichterstattung gemäß EMIR für den Klienten, egal ob diese durch die Investmentfirma oder Dritte verursacht wurden.

4.4 Der Klient hat die Investmentfirma unverzüglich über seine anfallenden Clearing-Requirements zu benachrichtigen. Wenn sich die Clearing-Requirements verändern, so hat der Klient die Investmentfirma unverzüglich schriftlich darüber zu informieren.